Un tema siempre candente, y más aún en la actualidad, es el presupuesto. Todo el mundo quiere reducir costes, ahorrar dinero y hacer inversiones inteligentes. La transición a la nube es una de las formas en que muchas empresas intentan hacerlo. Pero trasladar absolutamente todo a la nube de golpe puede no ser la respuesta correcta, especialmente si se carece de una visión clara del gasto previo a la nube.

En su lugar, la clave es la optimización a través de una combinación de reducción de tamaño, la migración de algunas cargas de trabajo a la nube y la puesta en marcha de una estrategia para gestionar las necesidades futuras.

Aquí les dejamos algunos puntos importantes que hay que tener en cuenta en su viaje de ahorro.

Conciliación de licencias de software

Según Gartner, menos del 25% de las organizaciones tienen una estrategia madura para optimizar su gasto en licencias. Eso es mucho dinero que se deja sobre la mesa. En cierto modo, es normal, porque la mayoría de las empresas no saben por dónde empezar. Un buen punto de partida es crear una visión general de sus derechos y situación de uso, así como una comparación entre ambos. Dado que algunos programas de software se han utilizado durante años, es difícil hacer un seguimiento de las licencias que se poseen, de las que se necesitan y de cómo optimizarlas. También es posible que algunas licencias se hayan comprado para un proyecto específico que ya no funciona.

Como esto no era suficiente desafío, muchas organizaciones comenzaron a desplegar programas de software en la nube, con su propio conjunto de desafíos. Puede que también sea su caso. Es posible que haya migrado algunos sistemas o adquirido nuevos programas en la nube para ahorrar costes. Pero muchas cargas de trabajo en la nube pueden estar sobre aprovisiondas si hay exceso de capacidad de computación y de almacenamiento, así como excesos de licencias que fueron transferidas a la nube.

Si quiere optimizar su gasto en la nube, tendrá que observar el uso del software hasta el nivel de los empleados. Por ejemplo, compruebe cuándo fue la última vez que alguien se conectó a un producto específico. Si no lo ha hecho durante algún tiempo, es posible que ya no lo necesite y pueda reasignar o cancelar esa licencia. Tener esta visión clara del gasto en licencias le ayudará a determinar la estrategia que debe seguir para lograr un mayor ahorro.

Redimensionar, no reducir

Después de un reconocimiento, es el momento de reducir el tamaño eliminando lo que no vamos a usar nunca más. Empieza por revisar todos los documentos contractuales. Lea los términos y condiciones incluidos en sus acuerdos y comprenda cuál es su impacto en su situación actual. Cancele las licencias que no se utilicen (shelfware) y que no se vayan a usar en el futuro. Aunque no le devolverán el dinero, ahorrará costes al no pagar los correspondientes gastos de mantenimiento y soporte.

Pero dar de baja no es la única forma de ahorrar. Redimensionar significa eliminar todo lo que es innecesario. Esto también podría incluir:

Soporte

Algunos productos que aún están en uso puede que no necesiten mantenimiento ni soporte. Usted puede reducir sustancialmente sus costes cancelando el soporte (el coste medio del soporte y el mantenimiento es el 20 % del coste de la lista de licencia). Tenga en cuenta que algunos productos, como SAP, tienen una política general en la que todo su patrimonio de licencias debe estar bajo el mismo nivel de soporte y sólo permitirían la terminación parcial si está incluido en el acuerdo que se tenga.

Ajustes

También puede ajustar algunas licencias. Podría tener algunas que cubran más funcionalidades de las que sus empleados necesitan o tipos de usuario que proporcionen más derechos de los necesarios. Por ejemplo, todos los miembros de la organización podrían tener derechos de editor, pero sólo algunos empleados realmente necesitan esa funcionalidad completa. Ajuste el tamaño eliminando las funciones premium de algunas licencias.

Buscar un asesor independiente

Con la complejidad que rodea a las licencias y al gasto en la nube, encontrar un asesor independiente podría resultar una inversión útil que ayudaría a ahorrar costes a largo plazo a medida que cambien las necesidades de su organización. Los contratos de Microsoft, por ejemplo, suelen tener una duración de tres años. Aquellos que firmaron un contrato en 2019 habrían experimentado cambios significativos a lo largo de 2020, ya que el teletrabajo se convirtió en algo común prácticamente de la noche a la mañana.

Además, la investigación de Gartner señala un aumento de las auditorías de software para empresas de todos los tamaños e industrias. Los cuatro principales editores que realizan auditorías periódicas son IBM, Oracle, SAP y Microsoft. Normalmente no se puede evitar una auditoría, pero se puede estar preparado para ella con el fin de minimizar los costes. Si una empresa independiente de licencias de software hace un seguimiento de todas las suyas, le ayudará a superarla.

Inversiones inteligentes

El siguiente paso es invertir sus ahorros en la financiación de equipos de gestión de activos de TI (ITAM) que le ayuden a obtener más información y a ahorrar más.

Cuando consideremos migrar de on-premise a la nube, por ejemplo, experimentaremos una transformación tanto financiera como digital. No sólo está moviendo entornos, sino que está cambiando la mentalidad, y un modelo elástico exige una gestión continua. Los equipos de ITAM deben crear un plan para gestionar el SaaS o la nube para ofrecer un valor significativo a la organización. Esto significa una hoja de ruta de ITAM de 12 meses, que cubra todo, desde la gestión de activos tradicionales y la maduración (nube y SaaS) hasta los activos de adopción temprana. Una hoja de ruta de un año bien ejecutada debería permitirle ampliar su equipo de ITAM para prepararse para un panorama tecnológico más complejo, empezar a gestionar las tecnologías SaaS y en la nube en función de su situación actual y desarrollar alianzas estratégicas clave para lograr los resultados comerciales correctos.

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