Dado que las empresas aún sienten los efectos de la pandemia mundial del coronavirus, tanto en las restricciones físicas en el lugar de trabajo como en los cambios en los hábitos de gasto de los consumidores, para muchos, la inversión no es actualmente una prioridad.
Sin embargo, la inversión en tecnología e innovación puede facilitar la vida de las PYME a corto plazo y en el futuro, reduciendo costes y mejorando la eficiencia operativa.
Para aquellos que buscan cosechar las recompensas de un servicio de TI optimizado, por ejemplo, cambiando de proveedor, la transición debe ser fluida y sin interrupciones.
Cambiar o no cambiar
Para muchas empresas, cambiar de proveedor de TI representa la oportunidad de reducir los costos, mejorar la flexibilidad e incluso proporcionar una presencia local valiosa.
Sin embargo, es importante comprender exactamente qué obtiene y qué pierde la empresa al cambiar de proveedor actual.
Evalúe los pros y los contras de cada proveedor, incluidos los que actualmente gestionan el entorno de TI de la empresa. Si bien reducir los costos puede ser la principal prioridad, optar por la solución más asequible solo puede significar perder las recompensas de otros proveedores.
Por ejemplo, trasladar las operaciones de TI a un proveedor nuevo y más asequible libera efectivo para invertir en otras áreas, pero ¿qué pasa si ofrecen horas de operación o términos de contrato menos favorables que el proveedor actual?
En este caso, tiene sentido mantener al proveedor existente de forma ad-hoc.
Cuando surgen problemas inesperados, asociarse con un proveedor que ofrece capacidad de respuesta fuera de horario ayuda a las empresas a evitar costosos tiempos de inactividad. Si bien pueden cobrar una prima por la conveniencia, es probable que sea menor que el costo de la interrupción para los empleados y clientes.
Un proveedor principal marcará las casillas clave, pero cuando hay deficiencias obvias, como en la duración o la velocidad del contrato, trabajar con varios proveedores ayuda a las empresas a lograr el servicio general más rentable y eficiente.
TI interna
Muchas empresas nunca antes habían considerado la subcontratación de TI. Los beneficios de emplear un equipo interno, en respuestas rápidas y confiables a los problemas, hacen que valga la pena los costos asociados de contratar a un director o equipo de TI permanente.
Sin embargo, para otros, este es un lujo inasequible. La TI es notoriamente inconsistente y los costos de los salarios a tiempo completo, los beneficios de los empleados y otros gastos generales se vuelven insostenibles cuando las demandas de TI no existen.
Entonces, trabajar con un proveedor de TI se convierte en una opción cada vez más atractiva. Los proveedores de terceros ya no son solo una solución rápida para corregir errores, sino una solución viable a largo plazo para las pymes.
Además, trabajar con un proveedor externo ofrece la capacidad de escalar los recursos cuando sea necesario, por lo que, en períodos de máxima demanda o cuando surgen problemas inesperados, la empresa tiene acceso instantáneo a un equipo más amplio de profesionales de TI.
Sin embargo, no se trata simplemente de emplear un equipo frente a trabajar con un proveedor de TI. Para muchas empresas, la solución más eficiente incluye una combinación de las dos.
Los empleados de TI dedicados tienen la tarea de mejorar la funcionalidad diaria del entorno de TI de la empresa, haciendo que los proyectos sean más rápidos, simples y más seguros para los empleados, mientras que los problemas inesperados y la demanda adicional se subcontratan a un proveedor.
Representa una forma rentable de satisfacer la demanda mientras se minimiza el tiempo de inactividad tanto para el consumidor como para el empleado. Las tareas diarias no se dejan en un segundo plano cuando surgen problemas y cualquier interrupción se aborda al instante, con los recursos y la mano de obra exactos necesarios.
Escogiendo un socio
Las empresas que buscan aprovechar las recompensas que se ofrecen al cambiar de proveedor, como una mayor velocidad, conveniencia y liberar capital, deben asegurarse de que su nuevo proveedor comparta su ambición.
Esto significa ir más allá de solo reaccionar ante los problemas de TI, sino adoptar un enfoque proactivo para revolucionar su entorno de TI.
Los proveedores de TI dedicados brindan las habilidades y la capacidad para agilizar las operaciones para las pymes, simplificando las tareas complejas y lentas que a menudo impiden a los empleados cumplir con sus principales responsabilidades.
Por ejemplo, las demandas modernas de cumplimiento de TI cambian constantemente y, para los empleados internos, puede agotar su tiempo y dejar los proyectos comerciales progresivos en un segundo plano.
La subcontratación de estas tareas a profesionales de TI dedicados ahorra tiempo y libera a los empleados para que cumplan con sus principales responsabilidades.
Además, más allá de los proyectos de cumplimiento, las empresas ambiciosas se esforzarán por asociarse con un proveedor que valore la innovación y el crecimiento genuinos.
La subcontratación de TI a menudo tiene la reputación de ser una solución rápida o de corto plazo, y los proveedores simplemente se incorporan para corregir errores. En realidad, los proveedores de TI modernos están equipados para colaborar con las empresas a largo plazo.
Aquellos que estén dispuestos a confiar en su proveedor el tiempo y la inversión necesarios para impulsar su estrategia a largo plazo cosecharán las recompensas de un acceso ilimitado a un grupo más amplio de talento y conocimiento.
En comparación con un equipo interno, los proveedores de TI ofrecen las habilidades especializadas necesarias para impulsar proyectos con visión de futuro, como la construcción de la infraestructura de TI de una empresa y la hoja de ruta para el progreso futuro. Todo esto sin asumir los costes necesarios para llevar estas habilidades especializadas internamente.
Los siguientes pasos
La comunicación regular es imprescindible para un cambio sin problemas a un nuevo proveedor de TI. Comience describiendo claramente los términos de la asociación, desde el horario de trabajo estándar hasta las tarifas ad-hoc adicionales, si es necesario.
Por ejemplo, aceptar implementar actualizaciones complejas o que requieren mucho tiempo fuera del horario de funcionamiento de la empresa evita interrupciones para los empleados y, lo que es más importante, limita el riesgo de costosos tiempos de inactividad para los clientes.
Iniciar la comunicación entre el nuevo proveedor y los que actualmente gestionan el entorno de TI de la empresa. Si se trata de un proveedor existente, programe una llamada entre todas las partes para discutir el trabajo del proyecto en curso y cualquier tarea pendiente.
Aquellos con profesionales de TI internos deben asegurarse de que el trabajo del proyecto esté claramente dividido para evitar interrupciones. Darle a los equipos la propiedad de cada proyecto minimiza la interrupción asociada con la firma.
Mantener un contacto regular durante toda la relación también es clave. Utilice las llamadas semanales con el proveedor como una plataforma para mantener los objetivos alineados, lo que permite a ambas partes comentar sobre el trabajo del proyecto, ajustar los plazos y plantear cualquier problema potencial antes de que se convierta en un problema en toda regla.