Por Kausik Chaudhuri, director de innovación de Lemongrass Consulting

Las empresas globales están cayendo en la trampa de desviarse cuando se trata de reducir el costo del tiempo de inactividad. Es comprensible que muchas organizaciones trabajen para reducir el tiempo de inactividad no planificado, que, para las grandes empresas, puede costar más de 1 millón de dólares por hora. Por ejemplo, Amazon reveló que cuando experimentaron un tiempo de inactividad no planificado de 13 minutos en 2021, estimaron que podría haberles costado 203.577 dólares por minuto, o 2.646.501 dólares en total.

Por otro lado, cuando se trata de tiempo de inactividad planificado, las organizaciones lo consideran inevitable: un costo fijo que no pueden reducir.

El tiempo de inactividad planificado es fundamental para realizar tareas de mantenimiento, como parches de seguridad, actualizaciones de sistemas y más. En tales casos, los sistemas deben reiniciarse o desconectarse para realizar el mantenimiento necesario de la infraestructura de TI. Naturalmente, esto provoca importantes perturbaciones operativas. Sin embargo, lo que las organizaciones suelen pasar por alto es que existe una manera de evitar esta percepción de inevitabilidad.

Malentendidos sobre el tiempo de inactividad

Pueden surgir conceptos erróneos sobre el tiempo de inactividad planificado y no planificado debido a malentendidos o conocimiento incompleto sobre estos términos. A continuación se presentan algunos conceptos erróneos comunes asociados con el tiempo de inactividad planificado y no planificado:

• El tiempo de inactividad planificado es innecesario: algunos pueden suponer que el tiempo de inactividad planificado es evitable. Sin embargo, el tiempo de inactividad planificado suele ser esencial para el mantenimiento, las actualizaciones o las reparaciones del sistema. Permite a las empresas prevenir fallas futuras, mejorar el rendimiento y garantizar la confiabilidad general de sus sistemas.
• El tiempo de inactividad no planificado solo se produce debido a factores externos: si bien factores externos como cortes de energía o desastres naturales pueden causar un tiempo de inactividad no planificado, los factores internos también pueden contribuir a ello. Las fallas de los equipos, los fallos del software, los errores humanos y la negligencia, o los problemas de la red, pueden provocar interrupciones inesperadas del sistema.
• El tiempo de inactividad planificado no se puede estimar con precisión: aunque el tiempo de inactividad planificado está programado, sin las herramientas adecuadas, puede resultar complicado predecir la duración exacta necesaria para el mantenimiento o las actualizaciones. Factores como complicaciones imprevistas, desafíos técnicos o la necesidad de reparaciones adicionales pueden extender el tiempo de inactividad planificado más allá de la estimación inicial. Por este motivo, los equipos de TI deben estar al tanto de las últimas tecnologías.

Las organizaciones han creído durante mucho tiempo que los costos de los tiempos de inactividad, planificados o no, no se tienen en cuenta con precisión en las estrategias comerciales.

Las interrupciones no planificadas, por ejemplo, pueden costar a las empresas mucho más que el tiempo de inactividad planificado. Dunn & Bradstreet afirmó que el 59 por ciento de las empresas Fortune 500 experimentan un mínimo de 1,6 horas de tiempo de inactividad no planificado por semana. Los costos directos del tiempo de inactividad no planificado incluyen pérdida de ingresos, pérdida de datos, costos de recuperación y multas y sanciones de los organismos reguladores que violan los acuerdos de nivel de servicio. Los costos indirectos incluyen daños a la reputación del proveedor de servicios, pérdida de productividad y oportunidades perdidas.

Para poner esto en perspectiva, hay una empresa de petróleo y gas de Fortune 100 que recientemente descubrió lo costosas que pueden ser las interrupciones planificadas frente a las no planificadas. El tiempo de inactividad planificado de sus sistemas ERP durante un evento de respuesta (TAR), un período de tiempo planificado en el que se suspenden las operaciones para realizar inspecciones y reparaciones, fue exorbitante. Sin las herramientas adecuadas, las TAR pueden tardar entre dos semanas y dos meses, lo que le cuesta a la empresa millones en pérdidas de ingresos por día. Para mitigar estos costos, los sistemas ERP de la planta deben experimentar la menor cantidad posible de tiempo de inactividad planificado durante el TAR, ya que son fundamentales para gestionar eficazmente el proceso y hacer que la planta vuelva a estar operativa rápidamente.

Con las herramientas adecuadas, la empresa podría beneficiarse de eventos de mantenimiento con tiempos de inactividad casi nulos para sus sistemas SAP y, al mismo tiempo, minimizar en gran medida la pérdida de ingresos.

Reducir el tiempo de inactividad planificado con tecnología

Según un estudio de Forrester, los directores de TI de grandes instituciones estadounidenses estiman que el tiempo de inactividad planificado cuesta a las organizaciones una media de 1,5 millones de dólares por trimestre y 5,6 millones de dólares por año. El tiempo de inactividad, planificado o no, puede ser un evento estresante, pero no tiene por qué serlo y, cuando se planifica adecuadamente, no tiene por qué llevar mucho tiempo.

Cuando la automatización de la nube se combina con la gestión de la configuración de SAP, posteriormente se pueden desarrollar paisajes paralelos, aplicar actualizaciones y parches, con poca o ninguna interrupción. La tecnología proporciona las cadenas de herramientas necesarias para realizar operaciones de cambio comunes con un tiempo de inactividad minimizado, lo que reduce el tiempo para planificar y ejecutar cambios comunes en la infraestructura de SAP, reduciendo así los costos.

Los equipos enfrentan desafíos dentro de SAP, ya que la arquitectura comenzó como una plataforma monolítica local. Es fundamental implementar las mejores y más actualizadas herramientas de automatización y orquestación para ejecutar configuraciones de infraestructura de nube y capturar configuraciones de aplicaciones específicas.

Un cambio de actitud

Los tiempos de inactividad planificados son cosa del pasado. Armados con el conocimiento de que hay otra manera, los equipos y líderes de TI ya no verán las interrupciones planificadas como un costo impactante y aterrador. Las empresas con este cambio de mentalidad se encontrarán en el camino hacia una mayor agilidad empresarial y aumentarán el ahorro de costos, despidiéndose de los cortes que duran días, semanas y meses.

Es hora de que las empresas se den cuenta de que pueden reducir drásticamente el período de inactividad planificado sin comprometer el mantenimiento de las operaciones.