Por Michael Jack, CRO y cofundador de Datadobi
En el mundo interconectado de hoy, las empresas no sólo se enfrentan a la gestión de grandes cantidades de datos, sino que también enfrentan la amenaza inminente de datos ilegales ocultos en sus repositorios digitales.
Esta proliferación de datos ilegales presenta una variedad de riesgos y desafíos que las organizaciones deben enfrentar.
Los datos ilegales abarcan un amplio espectro de contenidos o archivos que contravienen leyes, regulaciones y/o políticas de la empresa.
Incluye materiales como software pirateado, información confidencial obtenida a través de medios ilegales y contenido que promueve o facilita actividades ilegales; así como contenido que simplemente no es aceptable o útil en la red corporativa, como vídeos de vacaciones y fotografías de gatos.
Cómo los datos ilegales llegan a las redes corporativas
El crecimiento explosivo de datos no estructurados a escala global ha proporcionado un terreno fértil para el aumento simultáneo de datos ilegales.
Con el surgimiento de las tecnologías digitales, las empresas acumulan grandes volúmenes de información procedente de diversas fuentes, como correos electrónicos, documentos, imágenes, vídeos e interacciones en las redes sociales.
A medida que los datos no estructurados continúan proliferando, la posibilidad de que contenido ilegal se infiltre en los sistemas organizacionales crece exponencialmente, lo que presenta una preocupación apremiante que exige atención inmediata.
Por supuesto, es importante reconocer que no todos los casos de datos ilegales dentro de los sistemas empresariales son el resultado de actos ilícitos intencionados.
Con la creciente mezcla de dispositivos personales y profesionales, existe una mayor probabilidad de entrada involuntaria de datos ilegales en los sistemas organizacionales.
Por ejemplo, un empleado puede, sin saberlo, descargar una película protegida por derechos de autor en su dispositivo personal y, sin darse cuenta, transferirla a su dispositivo de trabajo o almacenamiento en la nube, introduciendo así datos ilegales en el entorno empresarial.
Además, los datos huérfanos junto con los datos oscuros conllevan el riesgo de contener también datos potencialmente ilegales. Como recordatorio, los datos huérfanos se refieren a datos que no tienen un propietario claro dentro de una organización, mientras que los datos oscuros son datos que la organización no utiliza.
Los datos huérfanos pueden acumularse cuando se crean o almacenan datos y el individuo responsable de ellos abandona la organización sin transferir la propiedad o el conocimiento de los datos a otra persona o departamento.
Los datos oscuros se acumulan de forma natural debido al proceso de envejecimiento en el que cuanto más antiguos se vuelven los datos, menos se accede a ellos y menor es el nivel de conocimiento de su contenido.
Las ramificaciones de los datos ilegales en las redes corporativas
Tener datos ilegales en una red corporativa puede tener graves consecuencias para las organizaciones en diversos aspectos de sus operaciones, incluidos los impactos legales, de reputación, de cumplimiento, de seguridad y operativos.
Desde un punto de vista legal, poseer o distribuir datos ilegales expone a las empresas a posibles dificultades legales. Las autoridades, los organismos reguladores o los titulares de derechos de autor pueden iniciar acciones legales que desemboquen en sanciones económicas, multas o incluso cargos penales.
El daño reputacional es otra preocupación importante. La presencia de datos ilegales empaña la imagen de la organización y erosiona la confianza entre las partes interesadas, incluidos clientes, socios y el público en general.
La publicidad negativa, la pérdida de credibilidad y la reacción pública pueden dar como resultado una base de clientes disminuida, oportunidades comerciales obstaculizadas y daños a largo plazo a las perspectivas de crecimiento de la organización.
Los problemas de cumplimiento también surgen cuando datos ilegales se infiltran en las redes corporativas. Las organizaciones deben cumplir con diversas leyes y regulaciones relacionadas con la protección de datos, la propiedad intelectual y la distribución de contenido.
La presencia de datos ilegales significa un incumplimiento de los estándares de cumplimiento, lo que atrae el escrutinio regulatorio, posibles sanciones y más riesgos legales.
Vulnerabilidad a las infracciones
La presencia de datos ilegales en una red corporativa aumenta la vulnerabilidad a violaciones y compromisos de seguridad.
Dichos datos pueden contener archivos maliciosos, malware o ransomware que pueden infiltrarse en la red y comprometer la confidencialidad, integridad y disponibilidad de información comercial confidencial. Las violaciones de seguridad pueden provocar robo de datos, pérdidas financieras, interrupciones operativas y la erosión de la confianza de los clientes.
Las interrupciones operativas también son consecuencia del manejo de datos ilegales. El descubrimiento, la investigación y la eliminación de contenido ilegal requieren importantes recursos, tiempo y mano de obra. Estos procesos pueden alterar las operaciones comerciales normales, afectando la productividad, la continuidad del negocio y la eficiencia general.
Los empleados individuales responsables de introducir o distribuir datos ilegales pueden enfrentar acciones disciplinarias, incluida la terminación del empleo. Además, la presencia de datos ilegales dentro de la red corporativa puede crear un ambiente de trabajo hostil y afectar negativamente la moral de los empleados.
Por último, pero no menos importante, las organizaciones con datos ilegales pueden enfrentar desafíos al colaborar con socios, proveedores o asociaciones industriales.
Las entidades que priorizan el cumplimiento pueden dudar en entablar relaciones comerciales con organizaciones que no cumplen, lo que obstaculiza posibles asociaciones y colaboraciones.
Para mitigar los riesgos asociados con los datos ilegales, las organizaciones deben implementar políticas y procedimientos de gobernanza de datos para garantizar que todos los datos estén documentados, almacenados y mantenidos adecuadamente.
Esto implica realizar auditorías de datos periódicas, asignar una propiedad y responsabilidad claras sobre los datos y establecer pautas para la creación y el almacenamiento de datos.
El último paso crítico es emplear una solución innovadora que le permita evaluar, organizar y actuar sobre sus datos para que estén siempre en el lugar correcto en el momento correcto.
Al hacerlo, las empresas pueden obtener un valor óptimo de los datos y, al mismo tiempo, reducir el riesgo, la huella de carbono y los costos asociados.