Por Kevin Wild, jefe de preventas en Syniti
Nadie realiza una migración de datos por diversión.
Es una parte fundamental de una transformación empresarial más amplia y siempre debe estar respaldada por una pregunta vital: "¿Mi empresa funcionará sin problemas después de la migración?"
Cualquier cosa que no sea un “sí” seguro pone en riesgo el éxito de toda su transformación.
Todas las migraciones de datos son complicadas, pero cuando involucran grandes cantidades de datos en sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), pueden ser aún más desalentadoras.
Sobre todo porque los sistemas ERP son parte integral de las actividades comerciales diarias, desde la contabilidad y las adquisiciones hasta las ventas y las operaciones de la cadena de suministro; en consecuencia, los retrasos y el tiempo de inactividad pueden tener un impacto significativo en su negocio.
Las migraciones rara vez son sencillas y a menudo implican mover datos de múltiples fuentes a múltiples destinos a lo largo de múltiples actividades, lo que agrega más capas de complejidad.
¿Cómo navegamos por este laberinto? El secreto reside en el trío clásico: Personas, Proceso y Plataforma, aunque quizás en un orden ligeramente diferente y con especial énfasis en pensar primero en los datos, colocando los datos en el centro de su transformación.
Planifica el proceso: todo es cuestión de datos
La preparación es la parte más crucial de cualquier migración. Aunque es una gran inversión al inicio de su proyecto, puede reducir significativamente la complejidad y facilitar la anticipación de los desafíos.
Y adoptar un enfoque centrado en los datos durante las etapas iniciales de un proyecto, incorporando garantía de calidad de los datos en sus procesos, mejorará aún más sus resultados.
Por otro lado, ignorar tus datos podría tener graves consecuencias.
Tomemos, por ejemplo, datos de informes de ventas consolidados. Un requisito empresarial común. Todos los clientes con los que he trabajado tienen registros duplicados en su sistema. Esto es un problema.
Los datos duplicados pueden dar como resultado informes más lentos y pronósticos inexactos y, en última instancia, una planificación defectuosa. A largo plazo, puede afectar la comprensión de la salud financiera de una empresa.
Migrar datos duplicados en este caso claramente no tiene sentido y este ejemplo es sólo la punta del iceberg.
Así que tómate el tiempo para planificar. Considera lo que está tratando de lograr a través de la transformación, considera los datos que necesita para respaldarla y planifica en consecuencia. Valdrá la pena.
Plataforma: Mejore los datos para obtener mejores resultados
El enriquecimiento y la validación de datos a menudo se subestiman.
Pero la migración de datos desactualizados, o datos que simplemente son incorrectos, obviamente afectará el buen funcionamiento de su nueva plataforma después de la migración. Aproveche esta oportunidad para corregir datos inexactos o complementar los datos faltantes para garantizar la calidad y relevancia.
Tradicionalmente, se han utilizado herramientas como MS Excel para este fin. Sin embargo, aunque son fáciles de usar para proyectos de pequeña escala, estas herramientas luchan con grandes volúmenes de datos y plantean desafíos en el control de versiones y la colaboración. La gestión de datos de esta manera, que suele ser manual y requiere mucho tiempo, requiere una atención meticulosa a los detalles y es propensa a errores.
Para echar un vistazo a cómo esto puede escalar, conozco una empresa que utiliza más de 5.000 documentos de Excel para gestionar su migración. Mantenerse al tanto de ese volumen de manera efectiva, sin agregar un riesgo significativo a un proyecto, es simplemente inimaginable y hay mejores maneras.
En lugar de crear archivo tras archivo, existen varias plataformas especialmente diseñadas que brindan un enfoque central, estructurado y gobernado para estas actividades. Esto liberará tiempo para concentrarse en realizar su migración.
Personas: manejar con cuidado
Tarde o temprano, las actividades comenzarán en serio. Personas de toda su organización se involucrarán y comenzarán a trabajar en sus actividades, que podrían ser mapeo, validación de datos y enriquecimiento, entre otras.
Es realmente importante utilizar su tiempo de forma eficaz y facilitarles al máximo la tarea de ayudarle.
Por ejemplo, hablemos de la validación de datos, una etapa vital del proceso que no se puede apresurar.
Requiere controles exhaustivos y aportaciones empresariales y es tan vital para el proyecto que acelerarlo y no hacerlo correctamente corre el riesgo de fracasar.
Pero hay oportunidades para ponérselo más fácil a las personas involucradas. Es importante incorporarlos en el momento adecuado. En lugar de sobrecargar a sus usuarios con enormes archivos de datos para verificar, intenta compartir solo los errores.
Este enfoque es mucho más eficiente, más eficaz e igualmente importante y repetible.
Si haces una cosa, piensa primero en los datos
Dado que los datos son el centro de las transformaciones empresariales exitosas, la adopción de un enfoque de datos primero garantiza una planificación y preparación exhaustivas, lo que ayuda a gestionar las complejidades de las transformaciones digitales modernas.
Es la forma más eficaz de garantizar que su proyecto cumpla con sus objetivos comerciales y que sus operaciones diarias se desarrollen sin problemas después de la migración.