Por Oliver Lindner, director de la línea de negocio DCIM en FNT Software
Cuando el lanzamiento de una nueva herramienta de gestión de infraestructura de centros de datos (DCIM) no cumple con las expectativas, a menudo se culpa al producto o a su proveedor.
Sin embargo, el éxito de una herramienta de gestión de infraestructura depende de algo más que la tecnología y la funcionalidad: la forma en que se implementa el software en toda la organización es igualmente importante.
A menudo surgen problemas en la etapa de preparación y se traducen en problemas durante la implementación.
Las soluciones demasiado complejas, la mala planificación, los presupuestos ajustados y la falta de participación de los empleados pueden retrasar la implementación. Tener un plan de gestión estratégico implementado es crucial para el éxito.
Divide y vencerás
Los directores de proyecto deben tratar cada elemento de la implementación como un proyecto individual. Asignar roles y responsabilidades mientras se celebran reuniones periódicas mejorará sus posibilidades de una implementación fluida y brindará ganancias consistentes tanto a los equipos internos como a las partes interesadas.
Consultar al proveedor de software tempranamente y con frecuencia también es clave, ya que tiene la experiencia y el conocimiento necesarios para superar obstáculos, encontrar caminos alternativos e implementar una solución que satisfaga sus necesidades específicas.
Antes de iniciar el programa de implementación, es importante asegurarse de que todos los procesos estén documentados y funcionen correctamente. Después de todo, identificar y resolver problemas en la etapa de preparación eliminará contratiempos en el futuro.
Trae consultores para darle una visión más objetiva del estado actual y optimizar los aspectos organizativos.
- Evaluar y documentar el estado actual de la infraestructura del centro de datos, incluidos sistemas, procesos y datos.
- Definir y contactar a todas las partes interesadas relevantes
- Establecer objetivos claros y realistas a alcanzar, así como criterios para medir el éxito de la implementación.
- Identificar los casos de uso requeridos, los usuarios finales y el equipo responsable de las pruebas de aceptación del usuario.
- Definir tareas, responsabilidades y equipos responsables de la implementación.
- Incluir todas las herramientas, procesos, sistemas, funciones de departamento, propietarios relevantes y especialistas técnicos afectados en el proceso.
- Traer consultores para darle una visión más objetiva del estado actual y optimizar los aspectos organizativos.
- Asegurarse de tener suficiente personal interno disponible para responder con prontitud a las consultas.
- Desarrollar un método de formación adecuado para los usuarios.
Elegir un modelo de proceso de implementación estratégica
La próxima montaña a abordar es decidir qué enfoque de implementación adoptar. Estos ejemplos pueden ayudarle a elegir el modelo de proceso adecuado a seguir para su organización.
Primero, analicemos un enfoque sitio por sitio. Cuando un importante proveedor de telecomunicaciones estaba siguiendo una estrategia de expansión internacional, se le recomendó seguir un modelo de enfoque sitio por sitio para evitar los riesgos técnicos de una gran explosión, exigencias excesivas a la organización e interrupción de las operaciones.
El objetivo era cambiar sitios individuales y antiguos con sistemas de control de edificios locales y buses de campo no enrutables a monitoreo basado en IP (SNMP) mediante la tecnología más moderna de medición del consumo de energía y del aire acondicionado.
Los contratos de construcción para las obras de mejora se adjudicaron a diferentes proveedores de servicios para cada sitio y sus actividades se distribuyeron en el tiempo.
Como resultado, pudieron gestionar eficientemente los proveedores de servicios, distribuir los costos y la carga de trabajo a lo largo del tiempo y asignar mejor los costos a los sitios individuales.
Además, los sitios que trabajaban juntos en el mismo grupo de redundancia se actualizaron uno tras otro para evitar un corte de energía simultáneo y garantizar la continuidad del negocio.
El mismo modelo también es adecuado para la adquisición de centros de datos y para la implementación gradual de la solución de gestión de infraestructura.
El siguiente ejemplo se centra en un modelo activo por activo. Cuando un proveedor de colocación líder en el mercado quiso acelerar sus procesos de aprovisionamiento para poder brindar más rápido los servicios solicitados por los clientes, se centró en una clase de activo específico a la vez. En muchos sitios, un proyecto que incorporara todos los datos habría consumido muchísimo tiempo.
Con un modelo de activo a activo, las empresas pueden adoptar un enfoque específico al abordar los puntos débiles dentro de clases y procesos de dispositivos específicos.
A diferencia del modelo de dominio tradicional, que se compone de capas, no es necesario el aporte de todos los departamentos, lo que permite una implementación más fluida.
Este modelo también allanó el camino para que se liberara más presupuesto para servicios adicionales.
El tercer modelo de proceso que recomiendo tiene en cuenta la madurez de la infraestructura.
Cuando un proveedor de servicios de TI de una autoridad pública buscaba una nueva herramienta para gestionar su infraestructura de centro de datos y TI, que abarca más de 2.000 edificios en 1.000 ciudades, y ofrecer nuevos servicios de infraestructura a los clientes, el plan era utilizar diferentes enfoques dependiendo de la madurez de las operaciones de TI o el nivel de automatización.
Este modelo requiere un análisis exhaustivo de la situación existente. El proveedor de servicios se ocupó inicialmente de la documentación de infraestructura, debido a que tenía el nivel más bajo de madurez, y sentó las bases para los demás niveles.
Luego pasó al siguiente nivel de madurez, incluidas funciones como visualización y gestión de pedidos, optimización de procesos y gestión de costes y calidad.
El tercer y más alto nivel de madurez implicó la integración de una experiencia de tienda. El objetivo final era crear una prestación eficaz de servicios a través de un catálogo de productos estandarizado que contenga más de 800 componentes de infraestructura y 200 servicios.
Hacer una distinción clara entre capas horizontales y paquetes de tareas proporcionó una base de datos y procesos extremadamente confiable para los servicios y el catálogo de servicios.
Mejores prácticas para implementar una herramienta de gestión de infraestructura
Como se indicó anteriormente, los fallos de implementación rara vez son causados por el diseño técnico de las herramientas. Más bien, los culpables comunes son el proceso de selección y los errores durante la implementación. Si sigue estas mejores prácticas, puede garantizar una implementación sin problemas:
Adoptar un enfoque de herramienta modular: el enfoque correcto es una solución basada en un estándar central sólido, con un modelo de datos que sea altamente prefabricado y fácilmente personalizable mediante configuración. Estas soluciones brindan el mejor soporte posible para procesos específicos dentro de una organización determinada y son ideales para los modelos de implementación discutidos anteriormente. Esto reduce significativamente la complejidad asociada con la implementación y la operación.
Elija una solución que sea fácil de integrar y escalar: la infraestructura del centro de datos cambia constantemente, lo que significa que con frecuencia se agregan nuevas herramientas para administrar servicios internos y externos. Por tanto, es fundamental ampliar el sistema de gestión de forma rápida y eficaz.
Considerar la duración del programa: cuando se trata de infraestructura del centro de datos, se deben evitar los plazos estratégicos. La implementación es simplemente demasiado compleja para las limitaciones de tiempo. Si sólo una fracción de las funciones y beneficios está disponible en la fecha elegida, el programa se considerará un fracaso, independientemente de los muchos beneficios ya obtenidos.
Seleccionar el método de implementación correcto: cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas. Elija el que mejor se adapte a su situación particular.
Planificar una implementación gradual para obtener resultados rápidos: la introducción de una herramienta de infraestructura suele ser una tarea que requiere mucho tiempo. Para mantener a las partes interesadas comprometidas, es necesario resaltar y comunicar los beneficios repetidamente.
Centrarse primero en las funciones que ofrecen los mayores beneficios: para mantener a las partes interesadas, contentas y a los equipos motivados, demuestre el progreso con pequeñas victorias.
No posponer el cambio organizacional y de procesos: la implementación no es automáticamente un éxito sólo porque el software esté en funcionamiento. La herramienta siempre debe usarse para iniciar cambios internos y desafiar y optimizar estructuras y procesos.
Adaptar sistemas, módulos, procesos y capacitación: la infraestructura del centro de datos no está escrita en piedra, especialmente durante toda la vida útil del programa. La flexibilidad es clave.
Involucrar a los equipos de TI: una herramienta no utilizada es claramente una inversión desperdiciada. Por lo tanto, los empleados deben participar en el proceso de implementación. Esto garantizará un conocimiento generalizado de la aplicación y ofrecerá un retorno de la inversión más rápido.